Списание гсм без путевых листов
Подборка наиболее важных документов по запросу Списание гсм без путевых листов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Путевой лист:
- Бланк путевого листа грузового автомобиля
- Бланк путевого листа легкового автомобиля
- Выдача путевых листов
- Для чего нужен путевой лист
- Журнал учета движения путевых листов
- Показать все
- Путевой лист:
- Бланк путевого листа грузового автомобиля
- Бланк путевого листа легкового автомобиля
- Выдача путевых листов
- Для чего нужен путевой лист
- Журнал учета движения путевых листов
- Показать все
- ГСМ:
- 10533
- Акт контрольного замера расхода топлива
- Акт на списание бензина
- Акт на списание ГСМ
- Акт отбора проб нефтепродуктов
- Показать все
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2022 год: Статья 252 «Расходы. Группировка расходов» главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ
(Юридическая компания «TAXOLOGY») Налоговый орган установил, что общество списало часть горюче-смазочных материалов в отсутствие подтверждающих путевых листов, и исключил из состава расходов по налогу на прибыль затраты общества на приобретение горюче-смазочных материалов в указанной части. Общество обратилось в суд с требованием признать решение инспекции недействительным и предоставило дополнительные доказательства — недостающие путевые листы. Суд отнесся к дополнительным доказательствам критически, поскольку они не были представлены при проведении налоговой проверки, имели пороки формы и отличались по содержанию от иных путевых листов. Суд признал доначисление законным и отказал обществу в признании решения инспекции недействительным.
Постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.12.2022 N 12АП-9478/2022 по делу N А12-24914/2019
Требование: Об отмене определения о взыскании судебных расходов.
Решение: Определение оставлено без изменения. Общество в апелляционной жалобе ссылается на недоказанность МИФНС N 4 по Волгоградской области фактического несения расходов на приобретение ГСМ по делу, в связи с отсутствием в материалах дела чеков по приобретению ГСМ. Акты на списание ГСМ и путевые листы данные расходы не подтверждают. Исходя из произведенных обществом контррасчетов, с ООО «НИИ БИНАР» в пользу МИФНС N 4 по Волгоградской области подлежали взысканию расходы в сумме 65 131,35 руб.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
«Расходы в бухгалтерском и налоговом учете»
(4-е издание, переработанное и дополненное)
(Крутякова Т.Л.)
(«АйСи Групп», 2023) Нельзя не сказать, что в арбитражной практике встречаются решения, подтверждающие правомерность учета расходов на ГСМ и при отсутствии путевых листов. Например, такое решение вынес ФАС Восточно-Сибирского округа в Постановлении от 25.02.2010 N А74-3569/2009. Однако нужно учитывать, что налогоплательщик в этом случае представил в суд огромное количество иных документов, применяемых им для учета затрат на ГСМ: приказы директора общества о закреплении автомобилей за конкретными работниками; приказы директора об утверждении норм расхода ГСМ; доверенности на право управления автомобилями; ведомости выдачи талонов на бензин (с указанием даты выдачи, лица, получившего талоны, количества бензина и подписи в получении); ежемесячные служебные записки о расходовании бензина (содержащие информацию о периоде выполнения служебных поездок, пробеге автомобиля, количестве ГСМ, подлежащего списанию); авансовые отчеты; расчетно-кассовые документы; товарные и расходные накладные на приобретение ГСМ и талонов на бензин; комиссионные акты на списание бензина для служебных поездок; документы, подтверждающие оплату поставщикам полученного бензина (талонов).
Статья: Путевой лист: какие претензии могут возникнуть у проверяющих
(Григорьева О.)
(«ЭЖ-Бухгалтер», 2022, N 17-18) Судебная практика содержит примеры решений, в которых суды признавали неправомерным списание расходов на ГСМ в случае отсутствия в путевых листах сведений о маршрутах следования (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 по делу N А27-10606/2011, Арбитражного суда Московского округа от 21.08.2018 N Ф05-12699/2018 по делу N А40-76951/2017, Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 N Ф05-3450/2015 по делу N А40-108772/14).
Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Кодексы и наиболее востребованные законы
- Обзоры законодательства
- Федеральное законодательство
- Региональное законодательство
- Проекты правовых актов и законодательная деятельность
- Другие обзоры
- Календари
- Формы документов
- Полезные советы
Как производится списание ГСМ без путевых листов
Списание ГСМ в затраты невозможно без их документального подтверждения. Основным документом, выполняющим эту функцию, считается путевой лист, однако он не является единственным способом зафиксировать понесенные затраты в учете. Организации, не являющиеся транспортными, могут использовать иные документы, соответствующие требованиям ФЗ-402 «О бухучете». О том, в каких случаях возможен учет ГСМ БЕЗ путевых листов и как это сделать правильно, публикуем ниже. Какие есть обязательные реквизиты путевых листов?
В каких случаях путевой лист не нужен
- При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
- Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.
Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание.
Кстати говоря! Перевозчики могут использовать тахографы, ГЛОНАСС, системы GPS как вспомогательный инструмент контроля расхода горючего.
Нюансы и проблемы
Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.
Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.
В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.
Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.
Расчет затрат
Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.
Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.
Стоимость единицы бензина равна:
- 25 * 41 = 1025,00 руб.
- 120 * 39 = 4680,00 руб.
- 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
- 25 + 120 = 145 л.
- 5705 / 145 = 39,34 руб.
Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.
Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае.
Пусть условно перевозки осуществляются автобусом, базовая норма расхода бензина по которому определена 15,2 л на 100 км. Автомобиль, проезжая по одному и тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км. Применим формулу из р.2 п. 8 норм Минтранса АМ-23-Р: Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D) + Hот * T.
Кроме нормы расхода на 100 км (Hs) и пробега (S), формула учитывает работу независимого отопителя (Hот – норма расхода топлива в час, Т-время его работы) и поправочный коэффициент D, как правило, в виде надбавки расхода топлива в зимний период. Рекомендуемые показатели, относящиеся к зимнему времени, содержатся в приложениях к документу Минтранса. В приведенном расчете они не применяются. Qн = 0,01 * 15,2 * 50 * (1 + 0,01) = 0,01 * 15,2 * 50 * 1,01= 0,01 * 760 * 1,01= 7,6*1,01= 7,68 л.
Расценим использованное топливо по средней стоимости и включим в затраты: 7,68 * 39,34 = 302,13 руб. Автобус перевозит работников основного производства, проводка: Дт 20 Кт 10/3 (субсчет «Топливо») 302,13 руб.
Можно разработать собственные нормы расхода топлива по результатам контрольных замеров членами созданной для этой цели комиссии и применять их в расчетах.
Приказ на списание
Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.
Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу.
2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок.
3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля.
4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.
С приказом ознакомлены:
главный инженер Мартынов А.А.
заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И.
главный бухгалтер Михалкова Т.В.Тезисно
- Учет списания ГСМ возможен без использования путевого листа, если организация не является перевозчиком.
- В случаях, когда топливо можно списать без учета пробега, пробег представляет собой постоянную величину либо используются современные технические системы контроля за использованием горючего, организация имеет право разработать собственные учетные формы, отказавшись от путевых листов.
- Приняв такое решение, необходимо издать приказ, отражающий новый механизм контроля затрат в соответствии с законодательством РФ.
МОЖНО ЛИ СПИСАТЬ ГСМ БЕЗ ПУТЕВОГО ЛИСТА
Для включения горюче-смазочных материалов в список вынужденных затрат необходимо подтверждать расход документами. Основным считается путевой лист водителя, отражающий все основные сведения о выполнении коммерческой перевозки. Некоторые владельцы предприятий думают, что другую документацию использовать невозможно. Тем не менее Федеральный закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ одобряет списание с использованием самых разных бланков и актов.
Когда в путевке нет необходимости
Бензин в разных организациях может использоваться не только для заправки транспорта, но и для работы других агрегатов и механизмов. Например, для заправки газонокосилки для облагораживания территории, при этом на устройство не нужно заводить путевой лист. Вместо него используется технический паспорт оборудования, где обозначено, сколько топлива тратит косилка за один час работы.
В некоторых ситуациях вместо технической документации используется проверка опытным путем в присутствии независимой комиссии. В этом случае проверяется, сколько топлива сжигает газонокосилка за единицу времени, что помогает подтвердить обоснованный расход ГСМ.
Если у предприятия есть транспорт, который не используется для перевозок и не подлежит оформлению путевого листа, при этом выполняет какие-либо задачи, законно использовать:
- ГЛОНАСС или другие ПО, установленные в автомобиле. Важно, чтобы устройства могли предоставлять отчеты о проходимых маршрутах, которые помогут определить количество затраченного ГСМ.
- Форму от организации в отношении расхода топлива, если авто регулярно осуществляет один и тот же маршрут. Не меняя траектории, можно определить и утвердить норму расхода бензина.
Компании перевозчиков обычно используют не только ГЛОНАСС, но и тахогорфы в качестве вспомогательных обоснований расходов ГСМ.
С какими трудностями можно столкнуться
Отказаться от путевых листов — не самое верное решение для многих компаний, использующих транспортные средства. С точки зрения законодательства путевки не являются единственным вариантом подтверждения расходов на топлива, тем не менее, именно главный документ водителя подтверждает, что грузовые и пассажирские авто использовались для выполнения целей и задач предприятия.
Отказ от путевых листов целесообразен только для тех организаций, где транспортные средства не используются для коммерческих перевозок. Однако даже в этом случае владельцу предприятий могут понадобиться дополнительные доказательства того, что ГСМ использовались целесообразно и не применялись для личных нужд. В противном случае деньги, потраченные на топливо, не будут входить в расчет налога на прибыль.
Как рассчитать бензин без путевок
Определить расход топлива без путевок можно по нормативам, если авто проходит один и тот же маршрут. Расход вычисляется в зависимости от средней стоимости топливных единиц, то есть суммы остатка топлива и прихода за месяц, разделенных на сумму остатка и прихода топлива в литрах.
Практический пример: ООО «Малина» имеет сальдо авто 30 литров по цене 39 рублей. Приход в мессе составил 130 литров по цене 37 рублей.
Тогда стоимость единицы
- ГСМ: 30 х 39 = 1170 рублей;
- 130 х 37 = 4810 рублей;
- 1170 + 4860 = 5980 рублей;
- 30 + 130 = 160 литров;
- 5980 / 160 = 37,37 рубля.
Если на полученный результат умножить на фактический расход топлива, можно получить сумму затрат. Существуют и другие проведения расчетов, например, формулы, закрепленные Распоряжением Минтранса РФ № АМ 23-р «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».
Владелец организации самостоятельно принимает решение о том, как именно будет проводиться учет израсходованного на нужды компании горючего. Тем не менее сведения из путевок всё ещё являются самым надежным вариантом.
Составление приказа на списание топлива
Акт, устанавливающий порядок расчета объемов расходуемого бензина, составляется в зависимости от учетной политики организации. Как правило, документ является обоснованием для подтверждения расчетов расхода ГСМ эксплуатируемым транспортом, а также используется для уведомления должностных лиц: бухгалтера, механиков, заместителя директора, главного инженера и других специалистов.
Списание ГСМ без путевого листа – правила и особенности
Для компаний и ИП, имеющих свой автопарк, списание ГСМ – это обязательное требование, позволяющее подтвердить расходы. Каждый фактор должен быть документально подтвержден, иначе неучтенные затраты – это серьезное нарушение, за которое на руководство может быть возложена серьезная ответственность.
ИЗ ЭТОЙ СТАТЬИ ВЫ УЗНАЕТЕ:
Правила списания топлива
Списание без путевых листов
Нюансы
Правила списания топлива
Списание ГСМ у многих ИП и компаний всегда вызывало и будет вызывать массу вопросов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете. Все расходы и доходы компаний должны обязательно подтверждаться документально, чтобы у контролирующих органов не возникало лишних вопросов.
Если в организации есть транспорт, то основанием для списания ГСМ является путевой лист и БСО, которые предоставляет АЗС после проведения заправки. В некоторых случаях использовать путевые листы для отражения расходов топлива невозможно, когда речь идет о заправке спецтехники, у которой нет одометра или спидометра, к примеру, мотоблоки, бензопилы и т.п. В таких ситуациях законодательство позволяет использовать акт на списание ГСМ.
Списание без путевых листов
Законодательство позволяет списывать топливо, используемое для заправки транспортных средств не только по путевым листам. В своем письме Министерство Финансов позволяет отразить списание ГСМ при помощи специальных систем, таких как ГЛОНАСС и т.п., потому как они позволяют правильно и полностью установить проделанный автомобилем путь, с точностью до метров.
Кроме этого, путевой лист не нужен, если маршрут разработан на основании приказа, всегда одинаковый и не предусматривает даже малейших отклонений. Примером такой возможности выступает служебный транспорт, осуществляющий сбор работников от дома и развозку обратно по окончании рабочего дня. Такой транспорт движется всегда по одному и тому же маршруту без каких-либо отклонений. Поэтому расход топлива всего фиксированный и высчитывается по нормативу, а списание всегда будет обоснованным.
Нюансы
Каких-либо особенностей списания в этих случаях нет, особенно, если речь идет о служебном транспорте, т.к. количество израсходованных ГСМ здесь всегда одинаковое. Тоже самое касается и транспорта, где установленные специальные системы, высчитывающие накатанный километраж, на основании которого по нормативу или по факту можно высчитать объем израсходованного топлива.